加强企业退休人员档案管理存在的问题及对策建议思考

加强企业退休人员档案管理存在的问题及对策建议思考

文章通过对企业退休人员档案管理的重要意义进行深入阐述，结合当前相关管理工作中出现的问题和不足，通过完善管理机制，推动信息化建设，推动社会保障机制的科学完善，为退休职工提供更加优质的服务。

企业退休人员是社会保障机制的重要对象，相关档案资料是对其在职期间工作经历和思想政治水平的直观展示，是为退休人员提供相应保障的关键凭证，对档案进行科学的管理，是社会主义建设的基础工作，是推进和谐社会建设的重要保障。在当前的档案管理过程中出现了很多问题，影响到管理工作的高效开展，主管机构和企业要形成对档案管理的正确认识，推动管理水平的提升。

一、企业退休人员档案管理的重要意义

退休职工为企业的壮大和社会的进步奉献了青春、贡献了力量，随着社会经济的发展，企业退休保障制度的建设正在稳步推进，已经成为社会保障的关键部分。为退休人员提供有效的保障和服务，是传承和弘扬中华敬老美德、推进中国特色社会主义建设的基础环节。其中档案工作是为退休人员享受相应待遇的关键依据，为企业退休保障制度的发展提供有效的支持。

二、我国企业退休人员档案管理现状分析

（一）管理机制不健全

随着社会保障机制改革的不断推进，退休人员的管理已经成为保障制度的重点环节，其中的相关资料作为管理活动的主要依据，对管理活动的高效推进起到了关键作用。但是在实际的管理过程中，档案管理机制不够健全，不能对档案的形成、移交、保存和调用等各个管理环节进行科学的规范，容易导致管理活动的混乱。同时对档案工作缺乏有效的认识，使得企业不能严格按照制度规范对资料进行全面、细致地收集和整理，使得信息的可靠性得不到提升，对相关机构的工作造成了严重制约，不能进行工作的科学推进，导致退休人员的相应福利、服务等权利不能全面落实。同时在管理过程中缺乏有效的监管，无法保证档案管理标准切实执行，特别是在档案移交环节中，由于企业人事部门和档案管理机构的管理标准存在差异，使得档案管理工作不能得到有效的延续，不利于社会保障体系的高效运转，容易出现档案资料管理漏洞或是错误。

（二）档案管理人员专业素养的缺乏

现阶段，相关部门对档案管理的重要性不能形成正确的认识，很多工作人员由其它部门职工兼任，不具备相应的档案资料的收集和整理技能，使得档案形成过程中容易出现问题。社会档案管理机构与企业人事管理部门只是进行业务上的往来，缺乏有效的沟通和信息共享，不能对企业的档案管理工作进行有效的指导。而企业工作人员缺乏有效的管理意识和能力，不能实现规范化的工作流程。同时，由于档案管理机构缺乏对档案的科学管理和使用的意识，只是进行整理和保管工作，并提供相应的查询服务，不能对相关资料实现有效的复核和科学的处理，管理形式较为落后，导致管理水平较低，不能为整体保障工作提供有效的数据支持。

（三）信息化水平落后

在退休人员档案管理过程中，主要以纸质形式进行存储和管理，容易造成损坏，对管理流程和存储环境的要求较高，需要投入大量资源。虽然职能部门已经基本完成了工作流程的智能化转变、提供有效的查询调用等服务，但是信息化水平较低，不能对资料进行完善高效的整理，严重影响资料收集和整理效率。同时，缺乏基础信息设备的配置，使得管理工作的信息化转变受到一定的制约，不能对相关的纸质资料进行有效的数字化转变，增大了管理难度：既要对纸质资料进行有效的保管，又要对现有的电子资料实现妥善保存。而工作人员普遍不具备相应的技能，相关规范得不到严格的执行。同时，信息化建设缺乏统筹规划，各级机构将缺乏有效的沟通，无法进行数据标准的统一，管理系统不能进行有效的对接，严重影响管理效率。

三、新时期企业退休人员档案管理完善性分析

（一）加强重视

档案管理部门要充分认识到档案管理的重要性，加大对管理活动的投入，优化人员配置，积极引进专职管理人员和信息技术人才，逐步改进和完善管理的过程。要加强对管理人员的培训教育，提升服务意识，为社会保障体系的高效运行提供有效的数据支持和服务，与各个职能部门进行科学的协作，保证工作对象能够及时得到合理的权利保障。通过对相关资料的科学分析和使用，为社会保障体系和改革的高效推进起积极作用。同时要注重对管理人员思想水平的培养，推动服务意识的提升，增强责任心，通过对党中央指导思想的深入学习领悟，保证相关的政策方针能够得到贯彻执行。

（二）完善档案管理机制

管理部门要考虑到当前工作中出现的不足，进行管理机制的有效完善，通过对管理流程的全面调研，针对发现的管理漏洞，进行管理过程的优化，实现管理质量的提升。要建立完善的档案管理标准，对档案资料的收集、整理，档案的形成、保存和使用等各个流程进行全面的规范，使管理活动能够得到有序推进。同时要建立完善的监管机制，保证管理流程能够符合相关制度标准的要求，能够及时发现管理过程中存在的问题和漏洞，进行针对性的改进和优化。同时要健全考核评价机制，对工作人员的相关活动实现公正客观的评价，制定完善的量化考核标准，并将考核结果与工作人员的薪资待遇和岗位晋升进行有效的结合，推动管理水平的科学提升。以此制定完善的激励政策，创建良好的管理氛围，推动管理机制的科学完善。

（三）转变传统的管理理念

工作人员要通过学习和了解先进的管理理念和技能，转变传统的管理思路和方式，结合自身的工作实际，进行管理方式方法的科学创新。明确管理目标，实现档案的科学分类。对档案信息进行全面的分析，进行科学的比对复核，保证档案资料的真实性，并结合退休人员保障制度的规定，对相关资料进行详细的整理，并为需求者提供便捷的查询调阅服务。

四、现阶段企业退休人员档案信息化建设分析

（一）完善信息化管理机制

退休人员档案管理信息化建设，要对管理过程进行深入调研，形成科学的管理机制，对信息化管理流程进行规范，制定完善的管理标准，对档案信息的收集、录入进行严格的审查和复核，保证资料的真实性，建立完善的档案资料数据库。同时要对企业档案交接过程进行严格的规定，并进行科学的指导，保证管理工作的延续性。对档案信息进行详细的录入，并利用信息技术进行准确的比对复核。对电子档案进行备份，对纸质资料进行科学保存，并进行定期检查，及时排除安全隐患。

（二）完善档案管理系统

建立完善的信息管理平台，对各个管理环节进行整合，实现管理过程的自动化运行，提升管理效率。加强与上级档案管理机构的对接，实现资源的共享。开通网络访问渠道，使用者能够根据自身权限完成对档案的查询和调用等相关操作，为退休人员提供更加优质的服务。加强对电子档案的安全防护，建立完善的网络风险防控机制，利用信息技术对安全威胁和漏洞进行及时的发现和处理。

（三）加强基础信息设备的配置

管理部门要加强信息基础设施配置，保证信息化管理流程的高效运行。加强网络通信体系的完善，为档案信息的流转提供高效的通道，提升管理效率。加强对实体档案的信息化监控，利用物联网技术，对保存环境信息进行及时的监管和调节，对实体档案的流转过程进行跟踪，保证档案安全。

五、结语

退休人员档案管理工作的高效推进，关系到退休人员的切身利益。管理部门要加强对退休人员档案管理的重视，完善管理机制，推动信息化建设，为退休人员提供更加優质的服务。